Conflicten vormen een breed maatschappelijk verschijnsel de dag van vandaag. Meer dan vroeger ontstaan er in onze huidige samenleving tegenstellingen in visies en belangen.
Het is dus niet verwonderlijk dat er op de werkvloer steeds meer wordt ingezet op het vermijden van conflicten.
Hoe dan ook, conflicten zijn nooit aangenaam. Laat staan op de werkvloer: een plek waar je tenslotte de meerderheid van je dagelijkse uren spendeert.
Precies om die reden is het belangrijk om te leren omgaan met conflicten. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, want niet iedereen is bereid om de confrontatie aan te gaan.
In dit blog artikel help ik je al een aardig stukje op weg door je mee te nemen in de wereld van conflicten.
Ben je benieuwd naar de verschillende stadia van conflicten, hoe ze ontstaan, hoe je ze vermijdt & hoe je ze kan oplossen?
Lees dan zeker verder om een antwoord te krijgen op deze vragen!
Wat is een conflict op de werkvloer?
Een conflict is een situatie waarin twee of meerdere mensen tegengestelde visies, meningen of behoeften hebben.
Een conflict kan dus gaan over iets louter inhoudelijk, maar ook andere factoren kunnen hierin meespelen.
Zo kan de onderlinge relatie tussen de betrokken partijen bijvoorbeeld ook aan de oorzaak liggen van een conflict.
Vaak is het zo dat een conflict vrij klein begint, maar dan doorheen de tijd steeds vaker meer escaleert. Vaak spelen emoties hierin een grote rol.
De voornaamste reden van deze escalatie is dat beide partijen niet meer naar elkaar willen of zelfs kunnen luisteren.
Beide partijen zitten dan zo vast in hun eigen grote gelijk dat ze de meerwaarde er niet meer van zien om zich te verplaatsen naar het standpunt van de andere partij.
Hoe verder een conflict escaleert hoe lastiger en soms zelf onmogelijk het wordt om een conflict op te lossen of uit te klaren.
Wat zijn de verschillende stadia bij een conflict?
De Escalatieladder van Glasl is een model dat laat zien hoe een conflict zich kan ontwikkelen.
Elke stap op de ladder heeft gevolgen op het gedrag, de manier van denken en de houding van mensen.
Dit denkkader deelt een conflict op in drie grote fases. Al deze fases zijn op hun beurt ook nog eens onderverdeeld in drie subfases.
De eerste en meest voorkomende fase is de rationele fase. Dit is de fase waar het conflict als een probleem gezien wordt dat gezamenlijk kan opgelost worden.
In de tweede fase, de emotionele fase, begint het conflict gezien te worden aanzien als een strijd, waarbij er dus altijd sprake is van een winnaar en een verliezer.
Wanneer het conflict zich in de eerste twee fasen bevindt van de escalatieladder, beschikt het nog over een groot potentieel om dit op te lossen.
Zeker met de juiste begeleiding is het mogelijk voor de partijen om uit dit conflict geraken.
Een coach kan in dit geval ondersteuning bieden om de ladder terug omhoog te bewandelen. Stap voor stap wordt het eigen verantwoordelijkheidsgevoel versterkt en de erkenning voor de ander vergroot.
Bij de derde en laatste fase, de vechtfase, is het conflict geëscaleerd tot een soort psychologische oorlog.
De partijen raken verwikkeld in een bittere strijd, waarin feiten, belangen, emoties en logica volledig door elkaar heen lopen.
Alles wordt uit de kast gehaald om de ander onderuit te halen, zelfs indien het eigen belang hiermee wordt geschaad.
Wanneer een conflict zich in de allerlaatste fase van de vechtfase bevindt is een coach of mediator niet meer aan de orde. Een arbiter of rechter is in dat geval meer aan de orde.
Hoe ontstaan conflicten?
Eén van de belangrijkste aspecten binnen een conflict is de perceptie.
De perceptie is het beeld dat een individu van de omgeving heeft, gesteund op eigen ervaringen en waarnemingen.
Wat bedoel ik hier concreet mee? Alles wat we als individu waarnemen is ‘onze’ perceptie van de feiten & ‘onze’ persoonlijke waarheid.
Doordat wij elk individueel iets waarnemen zullen we het dus per definitie altijd anders waarnemen dan bijvoorbeeld een collega.
Denk hierbij aan de beruchte spelletjes die de kleur discuteren van een voorwerp. De mysterieuze jurk in 2015 was hier een levendig voorbeeld van.
Sommigen zagen een blauw-zwarte jurk, terwijl anderen volhielden dat de jurk goud met wit was.
Wie van de twee heeft gelijk? Beide partijen, want ze nemen elks gewoon een ander beeld waar.
Conflicten zitten dus heel dikwijls in ons hoofd. We trekken snel conclusies en hangen daar een veronderstelling aan vast.
Je collega begroette je bijvoorbeeld niet op je eerste nieuwe werkdag in het bedrijf. Betekent dit noodzakelijk dat deze collega jou niet verdragen kan?
Misschien heeft je collega wel net slecht nieuws gekregen en wil hij/zij gewoon even alleen zijn? Of misschien heeft je collega jou gewoon niet gezien, omdat hij/zij aan het dagdromen was?
Over de oorzaak hiervan bestaat dus geen exacte waarheid, want het zijn allemaal perfect mogelijke opties.
Wees je daar van bewust en baseer je mening daarom niet op enkele ongefundeerde assumpties die je maakt. Zo ontstaan namelijk conflicten.
Wat zou het geven moest je dit benoemen aan je collega en vragen wat maakt dat hij/zij geen dag tegen je zegt. Je zou misschien nog verbaasd kunnen zijn van het antwoord.
Ik neem dit voorbeeld om maar te illustreren dat als je in een conflict heel erg gefocust bent op je eigen gelijk en vindt dat wat jij zegt het enige juiste is, je verwikkeld geraakt in je eigen perceptie.
Je zal moeilijker snappen wat de andere partij bedoelt. Sterker nog, de andere partij heeft het volgens jou niet bij het rechte eind.
Ik stel deze situatie misschien heel zwart-wit voor, maar dat is ook vaak zo bij conflicten.
Het is daarom net de kunst om de eventueel grijze zone te gaan bevragen.
In de grijze zone ga je op een nieuwsgierige manier op zoek naar wat maakt dat de andere partij vindt dat hij/zij gelijk heeft.
Hoe vermijd je conflicten?
Goede afspraken maken goede vrienden.
Indien je in het verleden reeds een conflict hebt gehad met een bepaalde collega, maak hier dan afspraken over om dit in de toekomst te vermijden.
Heel vaak herhalen dezelfde conflicten zich steeds opnieuw. Dat is jammer, want dat kost beide partijen onnodig veel energie en bouwt frustraties op.
Ook wanneer een conflict zich niet herhaalt, zijn goede afspraken een must om banale ergernissen niet te laten escaleren tot een conflict.
Een heldere communicatie is in dit geval van cruciaal belang.
Het benoemen van de situatie en de confrontatie aangaan, is de eerste stap. Daarna is het tijd om de situatie aan te pakken.
Door concrete afspraken te maken, kun je vermijden dat een irritatie escaleert tot een conflict.
Bijvoorbeeld: een collega stuurt systematisch een grote opdracht naar je door 10 minuten voordat je werkdag erop zit. Hierdoor moet je bijna dagelijks een half uur overwerken.
Wat zou je in deze situatie kunnen doen om dit conflict te vermijden? Ga de confrontatie aan en vraag aan je collega wat de reden is, waardoor hij pas zo laat deze mail stuurt.
Leg daarnaast ook je situatie uit. De bedoeling is om een constructief gesprek aan te gaan.
Je maakt misschien onterecht de assumptie dat jou collega je bewust wilt kwellen, terwijl je collega hier misschien wel een goede reden voor heeft en zich er niet van bewust is dat jij daardoor dagelijks een half uur moet overwerken.
Gedurende dit constructieve gesprek, waarbij jullie eenieder jullie perceptie delen van de situatie, zoeken jullie naar een oplossing. Wat zouden jullie samen aan deze situatie kunnen veranderen?
Zo zou je de opdracht als eerste agendapunt van de volgende dag kunnen zetten, indien je collega zou aangeven dat dit niet specifiek dringend is.
Of je collega kan zijn mail een uur vroeger uitsturen, zodat je wat meer speelruimte hebt om deze opdracht af te ronden.
Wees niet bang om samen in gesprek te gaan. Enkel zo kan je tot een constructieve oplossing komen.
Hoe los je conflicten op?
Indien een situatie zich toch ontpopt toch een conflict, is het belangrijk om dit conflict niet te laten aanslepen.
Het is uiteraard de bedoeling om dit probleem aan te pakken en niet zomaar te negeren.
Het oplossen van een conflict, vereist dan ook een goede aanpak. Ik geef je daarom enkele tips mee om een conflict op een correcte manier aan te pakken.
- Tip 1: benoem op een oordeelloze manier wat je lastig vindt.
- Tip 2: geef meteen feedback aan iemand als je iets niet prettig vind. Laat een frustratie zich niet wekenlang opstapelen.
- Tip 3: creëer een open feedbackcultuur in je team.
- Top: Ik heb gemerkt dat je gisteren geen dag hebt gezegd. Hoe komt dit?
- Flop: Je hebt gisteren geen dag gezegd, als er iets is mag je dat altijd zeggen hoor.
- Tip 4: bevraag jezelf wat je zo triggert in dit conflict.
- Wat maakt je nu zo boos/verdrietig/onzeker in deze situatie?
- Hoe zou ik dit conflict kunnen uitklaren?
- Wat is mijn aandeel hierin?
- Wat kan de positieve intentie zijn van de andere om dit conflict in stand te houden?
- Ben ik bereid tot een compromis? Zo niet, wat levert dat jou op?
- Tip 5: blijf respectvol en gooi niet met verwijten.
- Tip 6: durf je eigen waarheid of perceptie in twijfel trekken.
- Tip 7: welke afspraken zijn er rond deze situatie gemaakt? Indien er nog geen afspraken gemaakt zijn, maak dan samen nieuwe afspraken waar iedereen zich in kan vinden.
- Tip 8: geraak je er zelf niet uit? Neem dan contact op met een coach die als externe scheidsrechter mee kan kijken naar deze situatie.
Zit je nog met vragen?
Zit je nog met vragen of opmerkingen? Aarzel dan zeker niet om mij te contacteren. Ik beantwoord ze met plezier.
Interesse in een gratis kennismakingsgesprek? Ik help je graag op weg. Hier hangt geen enkele verplichting aan vast!
